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Comment créer une facture ? Guide complet

L’un des éléments les plus indispensables dans une vente est la facture. Ce dernier sert de repère à l’acheteur qui cherche à acquérir un produit ou un service. Il est donc important que cette facture soit bien rédigée et qu’elle respecte les normes en vigueur. C’est ainsi que votre client se rendra compte de votre degré de professionnalisme et de votre sens des affaires. Découvrez ici le guide complet sur la création d’une facture professionnelle.

Création d’une facture dans le domaine du Bâtiment

Si vous êtes propriétaire d’une entreprise de BTP, vous êtes amené à produire une facture bâtiment pour vos clients. Il en existe de plusieurs sortes et chacune d’elles est soumise à certaines règles à respecter.

Les catégories de factures dans le Bâtiment

Le secteur du bâtiment comporte plusieurs spécificités en matière de facturation. Découvrez donc quelles sont ces factures et dans quels cas vous pouvez les utiliser.

Facture d’acompte

Vous avez sûrement déjà demandé à l’un de vos clients de vous verser un acompte avant le démarrage des travaux. Vous devez donc obligatoirement rédiger une facture d’acompte pour prouver cette transaction.

Situation de travaux

Cette facture n’est pas obligatoire mais est très utilisée dans le milieu du BTP. En effet, elle consiste à échelonner les règlements au fur et à mesure que le travail évolue. Par exemple, un charpentier qui est déjà arrivé à un certain niveau de son ouvrage peut émettre cette facture pour l’achat de nouveaux bois. La facture de situation est surtout utilisée par les personnes qui ne souhaitent pas émettre une facture globale à la livraison.

Facture d’avoir

Dans le secteur du Bâtiment, il est très fréquent d’assister à la modification de la facture initiale. Ainsi, la facture d’avoir peut servir à corriger une erreur éventuelle sur la facture initiale. Elle peut aussi être utilisée pour diminuer le montant de la facture initiale ou pour l’annuler complètement.

Facture d’autoliquidation

La facture d’autoliquidation est utilisée dans le cas d’une sous-traitance. En effet, l’entreprise qui reçoit le chantier est le seul à supporter la TVA. Ainsi, la facture d’autoliquidation permet à l’entité sous-traitante d’être exonérée du payement de la TVA.

Les mentions obligatoires d’une facture du domaine du BTP

Une facture BTP doit obligatoirement respecter certains critères pour être conforme à la loi. Une attention particulière doit être portée aux mentions légales, car une négligence peut vous coûter des sanctions en cas de contrôle. Lesdites mentions légales concernent :

  • Les informations importantes de votre entreprise
  • Les coordonnées du client
  • Numéro du bon de commande
  • Date à laquelle la facture est émise
  • La date de livraison des travaux
  • Le numéro de la facture.

En plus de ceux-ci, vous devez aussi mentionner sur votre facture la désignation, la quantité et le prix unitaire hors taxe de chaque article. Aussi, le montant total hors taxe et toutes taxes comprises (TTC) ainsi que le taux de la TVA doit y figurer. N’oubliez surtout pas de mentionner les acomptes, les réductions, les rabais et les ristournes s’il y en a.

Votre facture doit aussi comporter le mode de paiement, le délai de paiement et la pénalité de non-paiement si possible. Vous devez aussi inclure les informations concernant l’assurance et la mention « autoliquidation » s’il s’agit d’une facture de sous-traitance. Enfin, vous devez aussi intégrer les informations relatives à votre assurance.

L’utilisation d’un logiciel de devis facture

L’erreur fait partie de la nature humaine. Ainsi, si vous souhaitez créer des factures conformes sans pour autant vous tromper, la meilleure solution est un logiciel de facture. Grâce à ce dernier, vous aurez un gain de temps tout en ayant une facture qui prouve votre professionnalisme. Vous pouvez opter par exemple pour le logiciel Obat pour vos factures. Grâce à son interface, et à son efficacité, vous ne serez pas déçu.

Le devis autoentrepreneur

Bien que le devis ne soit pas obligatoire, il vous permet de vous couvrir en cas de problème avec votre client.

Les mentions légales d’un devis autoentrepreneur

Comme tout autre devis, le devis autoentrepreneur doit remplir certains critères pour être légal. Ainsi, il doit être inclus dans votre devis :

  • L’indication claire du libellé « devis », et le numéro du devis
  • La date de réalisation du devis
  • La durée pendant laquelle l’offre est valable
  • Les informations de votre entreprise
  • Les coordonnées du client
  • La description des produits ou des prestations.

En plus de ceux-là, vous devez ajouter le montant de votre acompte et les frais de déplacement s’il y en a. Vous devez aussi mentionner le délai de rétraction, le montant total HT et TTC ainsi que le numéro de TVA intracommunautaire. Dans le cas où vous n’êtes pas assujetti à la TVA, vous indiquez la mention « TVA non applicable ». Si un accord est trouvé, le devis doit maintenant comporter la signature du client, la date à laquelle le devis a été accepté et la mention « lu et approuvé ». Enfin, il est temps de poser votre signature à vous.

Conseils pour rédiger un bon devis autoentrepreneur

Après avoir respecté les mentions légales dans votre devis, vous devez aussi prendre en compte certains points pour avoir un devis professionnel.

Mettre vos conditions

Un devis n’est pas qu’un document sur lequel vous inscrivez les détails concernant l’opération. C’est avant tout un contrat et vous devez y mettre vos conditions. Parmi celles-ci, il peut y avoir :

  • Les événements qui peuvent entraîner une hausse du montant
  • Le nombre maximal de fois que le client peut demander une révision
  • Les aléas qui peuvent prolonger le délai de livraison
  • Les modalités et les délais de réception de la transaction
  • Les pénalités en cas de retard.

Vous pouvez aussi y ajouter toute autre condition relative à votre activité.

Utiliser un logiciel

La meilleure solution pour éditer en un temps record un devis est l’utilisation d’un logiciel de facturation. Grâce à ce dernier, vous aurez un devis d’autoentrepreneur en peu de temps. De plus, vous évitez par la même occasion d’éventuelles erreurs de facturations.

Facture d’acompte : comment le faire ?

La facture d’acompte comporte aussi certaines règles primordiales pour son établissement.

Les mentions obligatoires

La facture d’acompte possède certaines spécificités identiques aux factures classiques. Ainsi, elle doit comporter la raison sociale et les coordonnées de votre entreprise en plus du numéro SIRET. La dénomination et l’adresse du client, le numéro de facture, et les montants HT et TTC doivent être visibles sur cette facture. Cependant, la facture d’acompte possède aussi certaines spécificités propres à elle. Parmi celles-ci, il y a le libellé « facture d’acompte », le terme « acompte de X % sur facture noXXX ».

Faire la facture d’acompte avec un logiciel

Il existe sur le marché une pléthore de logiciels qui peuvent vous permettre de faire votre facture d’acompte en très peu de temps. Vous avez déjà fourni un devis à votre client ? Grâce au logiciel, tout ce qu’il vous reste à faire maintenant, c’est de mentionner le pourcentage de l’avance. Il va vous générer automatiquement une facture d’acompte professionnel.

Les obligations des artisans sur l’assurance décennale

La déclaration et la mise à jour du risque à couvrir

Dès la souscription à votre assurance, vous devez obligatoirement déclarer toutes les activités que votre entité effectue. Que ce soit son activité principale ou secondaire. Vous devez aussi déclarer les activités que vous effectuez en tant que sous-traitant. L’assurance doit couvrir tous les risques liés à ces activités. Vous devez donc mettre votre assureur au courant à chaque fois que vous changez d’activité pour un réajustement éventuel de la cotisation.

La déclaration et la mise à jour de l’assiette de la cotisation

Par assiette de cotisation, comprenez juste qu’il s’agit du chiffre d’affaires de votre entreprise et du nombre de salariés que vous avez. Grâce à cette assiette, la compagnie d’assurances pourra ajuster la prime annuelle à verser en fonction de vos conditions actuelles. Vous devez donc faire cette déclaration chaque année pour éviter d’éventuelles sanctions.

Le payement de la cotisation en temps

Sur le contrat d’assurance que vous avez signé se trouvent les échéances de paiements de votre cotisation. Vous êtes tenu de respecter ce délai. Vous pouvez aussi payer votre cotisation à l’avance si vous le souhaitez. Dans ce cas, le paiement se fait sur la base de l’assiette de l’année précédente. Une fois à la fin de la nouvelle année, une régularisation est effectuée après la déclaration de l’assiette de cette année. En cas de non-paiement, votre assureur peut résilier votre contrat.

La déclaration des sinistres

Le délai de déclaration de sinistre est inclus dans le contrat d’assurance et celui-ci n’est jamais inférieur à cinq jours. En cas de sinistre, vous devez donc prévenir votre assureur pour que ce dernier prenne ses responsabilités.

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